Cinco maneras de mejorar tus juntas de trabajo

En México -y en muchos otros lugares- tenemos un gran problema que a mi me gusta denominar juntitis. ¿Hay que comprar nuevo café? Hagamos una junta. ¿Vamos a empezar un nuevo proyecto? Hagamos una junta. ¿Nueva venta? Nueva junta. ¿Hay que discutir nuevo esquema de trabajo? Nueva junta. ¿Hay que juntarnos? Hagamos una junta para planearlo.

Y la verdad es que muchas veces las «juntas de trabajo» se traducen en pérdidas de tiempo y de esfuerzo. Quizás los que planean las juntas muchas veces no lo ven, pero pocas veces las juntas son verdaderamente útiles y hacen una diferencia.

En general en América Latina disfrutamos mucho de estar con otras personas, platicar y poder compartir nuestras cosas. Sentimos que no podemos llegar a acuerdos si no es persona a persona, frente a frente, cuando la tecnología nos puede ayudar muchísimo en este sentido.

Por desgracia, esa manía del contacto humano -que muchas veces es bueno, con moderación- muchas veces esto nos lleva a crear juntas para todo y -peor aún- a que estas juntas no sean ni la mitad de productivas que deberían ser. ¿Qué estamos haciendo mal? ¿Por qué? Pues bien, después de analizar la manera en que había juntas en 3 empresas distintas donde he trabajado, acá tengo 5 ideas de cómo mejorar las juntas de trabajo, espero que les sirvan.

1.No hagas una junta de trabajo

Esta es muy importante. ¿Es realmente necesaria? ¿en verdad no hay maneras más prácticas de hacerlo? ¿en serio un mail no es suficiente? No hay que concentrar nuestra comunicación empresarial a sólo juntas. La comunicación se lleva a cabo todos los días y en todo momento, sobre todo si eres una empresa pequeña, así que aprovecha eso.

Si se puede resolver con un mail o es algo informativo, procura no hacer una junta. Si es necesario que te respondan o interacción entre los involucrados, quizás un mail sea suficiente. Si sólo es algo que hay que informar, sin mucho más, usa un mail. Haz que las juntas de trabajo sean la última opción posible.

2. En serio no hagas una junta de trabajo

Asegúrate de que es 100% necesaria. Vuélvelo a hacer. Recuerda que el tiempo que estén en junta debe ser para planeación (lo cual debe ser relativamente rápido) y para resolver problemas; entonces hay que tenerlo en mente. Si sales de la junta de trabajo y no has sacado por lo menos 3 cosas de ella, no vale la pena.

Además, toma en cuenta que si estás en una empresa pequeña (de menos de 10 personas) en realidad las juntas no son tan necesarias. «¿Por qué?» Me dirán todos los que aprendieron de administración en la TV y en las escuelas de la vieja usanza. Porque si son tan pocos y necesitan juntas habla de una pobre comunicación interior, lo cual proviene de una mala administración (dije administración, porque creo que eso de “dirección” no es la mejor opción). Así que ahí habría que replantear  varias cosas.

Si eres el administrador de un grupo de trabajo, acércate a la gente con la que trabajes, distanciarte nunca es bueno. Entre más barreras impongas (desde barreras físicas hasta barreras de comunicación), todo será peor. Debes ser un líder, y un líder inspira, no solamente “dirige”.

3. Haz una minuta

Minuta: Extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa, anotando las cláusulas o partes esenciales, para copiarlo después y extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección.

Yep, tienes que hacer una. Da flojera, pero si no lo haces, es como si la junta no hubiera existido. Pero no te preocupes. Lo ideal es que si vas a una junta sepas qué es lo que vas a decir ahí.

¿Cómo hacer una? Primero debes escribir quién asistió, en caso de ser necesario. Después, toma una hoja y haz cuatro columnas, una con el asunto a tratar, otra con el responsable de esa acción, una con la fecha en la que se tiene que resolver eso y una última con el tiempo que tomó resolver el asunto. Listo. Así de sencillo. Recuerda anotar sólo bullets, ideas aisladas.

4. Hazlo breve

Las juntas, muchas otras cosas, deben ser breves para ser buenas. Si dura más de media hora, deberías preguntarte si en realidad están yendo a algún lado.

5. Asigna un moderador

Para lograr que las juntas sean breves, debe haber una persona que modere la junta. Debe haberse asignado un tiempo a cada tema y él debe ser el encargado de que se cumpla. Será difícil las primeras veces (sobre todo si trabajas con gente a la que le gusta hablar y se sienten oradores y les encianta adornar mucho lo que dicen con palabras innecesarias y se van por las ramas) pero valdrá la pena.

admin

One thought on “Cinco maneras de mejorar tus juntas de trabajo

  1. En una empresa donde trabajé sufrían eso. Juntas maratónicas y completamente inútil, por que lo que se “decidía”; al final no se aplicaba.

    Alguna vez leí en algún lado, que si la junta es inevitable, hacerla breve, hacer que todos permanezcan de pié y solamente dar a cada persona 2 minutos para hablar.

    Eso obliga a que la junta sea breve y que todos ya vayan preparados con lo que quieren decir.

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